Z Raporu Kullanım kılavuzu

1. Bu uygulama ne yapar?

Z Raporu, yazar kasalardan (ÖKC) alınan günlük Z raporlarını kaydeder ve muhasebeye aktarılacak dosyaları hazırlar. İşletmeler ve mali müşavir ofisleri içindir. Her firma eklenirken bir firma türü seçilir; ekranlar, ayarlar ve raporlar bu türe göre değişir. Aynı programda iki türden istediğiniz kadar firma, her firmada birden fazla şube ve ÖKC tutabilirsiniz.

Program Windows 10 ve 11 (64 bit) için masaüstü uygulamasıdır; aynı ekranlarla çalışan bir web sürümü de vardır (bkz. 2.4). Masaüstü sürüm internete yalnız yeni sürüm denetimi için bağlanır. Verileriniz bu bilgisayarda, Belgeler › MaliOfisApp › Z Raporu klasöründe durur ve program her kapanışta tam yedek alır. Z Raporu, Mali Ofis uygulamalarının ortak düzenini kullanır: menü, firma seçimi, Ayarlar, yardım ve koyu tema bütün Mali Ofis uygulamalarında aynı yerdedir.

Kısaca iş akışı:

1. Firma ekleyin; türünü seçin (genel işletme ya da akaryakıt istasyonu).
2. Ayarları bir kez girin: hesaplar, şubeler ve ÖKC cihazları.
3. Her gün her ÖKC için Z raporunu girin; akaryakıtta ayrıca faturaya dönüşen fişleri.
4. Ay sonunda muhasebeye aktarın: genel işletmede Orka fiş dosyası, akaryakıtta muhasebe aktarım listesi.

2. Kurulum ve ilk açılış

2.1 e-Dönüşüm Asistanı ile kurulum

Mali Ofis programlarını kurmanın önerilen yolu e-Dönüşüm Asistanı'dır.

1. Asistan'da Uygulamalar menüsünü açın.
2. Z Raporu kartında Yükle'ye basın.
3. Onay penceresi hangi dosyanın indirileceğini, nasıl denetleneceğini ve verilerin nerede duracağını yazar. İndir, kur ve aç ile onaylayın.
4. Dosya maliofis.tr'den iner. Boyutu ve SHA-256 özeti Asistan'daki doğrulanmış değerle tutmazsa kurulum başlamaz.
5. Kurulum arka planda yapılır; ayrı bir kurulum penceresi açılmaz. Bitince Asistan Z Raporu'nu açar.

Kurulum yalnız sizin Windows kullanıcınız içindir ve yönetici izni istemez. Programı sonra Asistan'dan ya da Başlat menüsündeki MaliOfisZRaporu kısayolundan açarsınız (kısayolun ve kurulum kaydının adı önceki sürümlerle aynı kalır; güncellemeler bu adla bulunur). Pencerenin başlığında “Mali Ofis Z Raporu” ve sürüm yazar. Karttaki Web sürümü bağlantısı web sürümünü tarayıcınızda açar.

2.2 maliofis.tr'den doğrudan kurulum

1. https://maliofis.tr/indir/z-raporu/ sayfasından kurulum dosyasını (MaliOfisZRaporu_<sürüm>_x64-setup.exe) indirin.
2. Dosyayı çalıştırın. Kurulum dosyasının kod imzası olmadığı için Windows SmartScreen uyarı verebilir; Ek bilgi › Yine de çalıştır deyin.
3. Kurulum yönetici izni istemez ve Başlat menüsüne MaliOfisZRaporu kısayolunu ekler.

Bilgisayarda Microsoft Edge WebView2 bileşeni yoksa kurulum onu bir kez indirir; bunun için internet gerekir.

2.3 İlk açılış

• Veri klasörü: Program ilk açılışta Belgeler klasörünüzde MaliOfisApp › Z Raporu klasörünü kendisi oluşturur. MaliOfisApp, Mali Ofis masaüstü programlarının ortak veri klasörüdür; her program kendi alt klasörünü kullanır.
• Önceki sürümden geçiş: Bilgisayarda önceki sürümlerin Belgeler\MaliOfis Z Raporu klasörü varsa veriler ilk açılışta bir kez yeni klasöre taşınır ve size bilgi verilir (bkz. 5.2).
• İlk firma: Hiç veri yoksa firma listesi Firma adlı boş bir genel işletmeyle başlar. Adını Ayarlar › Firma'dan değiştirin ya da sol üstteki firma kartından Yeni firma ile doğru türde yeni firma ekleyin (bkz. 4.1).
• Eski programlar: Bilgisayarda Genel Z Raporu (C:\GenelZRaporu) ya da Akaryakıt Z Raporu Takibi (C:\ZRaporuTakip) verisi varsa verileri içe alma teklif edilir (bkz. 4.9).
• Güncelleme: Program açıldıktan birkaç saniye sonra maliofis.tr'de yeni sürüm olup olmadığına kendiliğinden bakar (bkz. 6.1).
• Tek pencere: Program açıkken yeniden açarsanız ikinci bir pencere açılmaz; açık pencere öne gelir.
• İlk adımlar: Özet sayfasının üstünde İlk adımlar kartı durur (bkz. İlk adımlar); iş yapılınca madde kendiliğinden işaretlenir.

2.4 Web sürümü: adres ve giriş

Web sürümü ofisin sunucusunda çalışır; kurulum gerekmez, tarayıcıdan girilir. Mali Ofis'in web sürümü https://zraporu.maliofis.tr/ adresindedir. Ofisiniz web sürümünü kendi sunucusuna kurduysa adresi ofis yöneticiniz verir. Hesabınızı ofis yöneticiniz açar ve size bir davet e-postası gelir (bkz. 4.10).

1. Adresi tarayıcınızda açın.
2. E-posta adresi ve Şifre kutularını doldurup Giriş yap'a basın. Şifrenin yanındaki Göster yazdığınızı gösterir. Adresi büyük ya da küçük harfle yazmanız fark etmez.
3. Ofisiniz açtıysa şifrenin altında Beni hatırla kutusu vardır. İşaretlerseniz oturumunuz 30 gün sürer; işaretlemezseniz tarayıcıyı kapatınca ya da 12 saat hiçbir işlem yapmayınca biter. Ortak bilgisayarda işaretlemeyin.

• Şifremi unuttum: E-posta adresinizi yazıp Sıfırlama bağlantısı gönder'e basın. Adresiniz doğrulanmışsa 1 saat geçerli bir bağlantı gelir; bağlantıyı açıp yeni şifrenizi belirlersiniz ve öteki cihazlardaki oturumlarınız kapanır. Yanıt her durumda aynıdır: “Bu bilgilerle bir hesap varsa bağlantı gönderildi.” Ofisin sistem e-postası ayarlı değilse düğme “Şifrenizi ofis yöneticiniz sıfırlar.” der; yöneticiniz size bir sıfırlama bağlantısı verir.
• Bir hesapta art arda 8 hatalı denemeden sonra hesap 15 dakika kilitlenir: “Çok fazla hatalı deneme. 15 dakika sonra tekrar deneyin.”
• Sayfayı yenilemek ya da sekmeyi kapatmak oturumu kapatmaz. Oturumunuz ortada biterse (süre doldu ya da başka yerden kapatıldı) aynı sayfanın üstünde giriş kartı açılır; yeniden girince yazdıklarınız yerinde kalır ve bekleyen kayıt tamamlanır.
• Sol alttaki kullanıcı kartından (adınız) Çıkış ile oturumu kendiniz kapatırsınız.

2.5.0 ile e-postayla girişe geçiş: 2.5.0'dan önce açılmış hesaplar kullanıcı adıyla giriyordu. Adresi doğrulanana kadar bu hesaplar kullanıcı adıyla girmeye devam eder; giriş kartında “E-posta adresinizi henüz doğrulamadıysanız kullanıcı adınızla girin.” yazar.

1. Kullanıcı adınız ve şifrenizle girin. İşinize geçmeden önce Artık e-posta adresinizle giriş yapacaksınız kartı açılır.
2. Kendi e-posta adresinizi yazıp Doğrulama bağlantısı gönder'e basın. Bağlantı 72 saat geçerlidir; Devam et ile işinize dönersiniz.
3. E-postanızdaki Adresimi doğrula bağlantısını açın: “E-posta adresiniz doğrulandı. Bundan sonra <adres> ile giriş yapın.” Açık oturumlarınız sürer; bundan sonra kullanıcı adıyla giremezsiniz.
4. Ofisin sistem e-postası henüz ayarlı değilse kart adresinizi kaydeder ve “o zamana kadar kullanıcı adınızla girin” der; e-posta ayarlanınca bağlantı kendiliğinden gelir.

Adres başka bir hesapta kayıtlıysa kart bunu söyler: her kişinin kendi adresi olmalıdır; ortak bir ofis adresi iki hesapta kullanılamaz. Kurulumda doğrulanmamış hesap kalmayınca kullanıcı adıyla giriş ve yardım metni kendiliğinden kalkar.

Geçici şifreyle açılmış eski hesap: 2.4.x'te yöneticinin verdiği geçici şifreyle hiç girmemiş kişi ilk girişte Yeni şifre belirleyin ekranını görür: kendi şifresini iki kez yazıp Şifreyi kaydet ve devam et'e basar. Yeni şifre en az 10 karakter olmalı, harf ve rakam içermelidir. 2.5.0'dan sonra geçici şifre yoktur.

Yeni sunucuda ilk kurulum (ofis yöneticisi): Web sürümü yeni bir sunucuya kurulduğunda henüz hesap yoktur. Adresin sonuna /kurulum yazarak (ör. https://zraporu.maliofis.tr/kurulum) Kurulum ekranını açın. Kurulum iki adımdır (2.5.3):

1. Adım 1 / 2 · Yönetici hesabı: Kurulum kodu (ör. ABCD-EFGH-JKMN; büyük/küçük harf, boşluk ve tire fark etmez), Ad, Soyad, E-posta adresi ve Şifre (en az 10 karakter; harf ve rakam) kutularını doldurup Devam et'e basın. Bu adımda açılan hesap Ofis yöneticisinin hesabıdır ve yalnız kurulum koduyla açılır. Kodu sunucu ilk açıldığında kendi günlüğüne ve veri klasöründeki kurulum-kodu.txt dosyasına yazar (NAS'ta kurulum betiği kur.log dosyasına da yazar); kodu bilmeyen kişi hesap açamaz. Kod tek kullanımlıktır ve şifre değildir; şifreyi siz belirlersiniz ve hiçbir yere yazılmaz.
2. Adım 2 / 2 · Sistem e-postası: davet, doğrulama ve şifre sıfırlama e-postalarının gideceği hesap. Form Ayarlar › E-posta'daki formun aynısıdır (bkz. 3.13): gönderen adresinizi yazınca sağlayıcınız tanınır ve sunucu bilgileri dolar, uygulama şifresini yapıştırırsınız. Deneme gönder kendi adresinize bir deneme iletisi yollar; deneme başarılı olunca Kurulumu tamamla açılır ve ayarlar o anda kaydedilir. İnternet ya da e-posta hesabı henüz hazır değilse E-postayı sonra ayarlayacağım bağlantısını seçin; onay penceresi "Sistem e-postası olmadan davet, doğrulama ve şifre sıfırlama e-postaları gitmez. Yine de devam edilsin mi?" diye sorar. Devam ederseniz sistem e-postası ayarlanana kadar bütün Ofis yöneticileri her sayfanın üstünde kapatılamayan "Sistem e-postası ayarlı değil: davet ve şifre sıfırlama e-postaları gitmez." şeridini ve Ayarla düğmesini, Ayarlar'da E-posta sekmesinin yanında Eksik rozetini görür. Sunucunun kurulum dosyası e-postayı veriyorsa (ZRAPORU_SMTP_*) bu adım dolu ve değiştirilemez gelir; yalnız Deneme gönder vardır.

Kurulumdan sonra uygulama açılır; ofis kullanıcılarını Ayarlar › Kullanıcılar'dan davet edin (bkz. 4.10). Henüz firma yokken de Ayarlar açılır (E-posta, Kullanıcılar, Yedekleme ve veri); firmaya bağlı sekmeler ilk firma eklenince gelir. Kurulum yapılmış sunucuda bu ekran hesap açmaz. Son yöneticinin şifresi unutulur ve sistem e-postası da çalışmazsa sunucuya erişimi olan kişi sunucunun komut satırında sunucu kurtarma <e-posta adresi> ile 1 saat geçerli bir sıfırlama bağlantısı üretir (NAS'ta: docker exec zraporu /app/sunucu kurtarma <adres>); bağlantı yalnız komutun çıktısında görünür.

Demo hesabı: Z Raporu'nu satın almadan denemek isteyen kişi giriş kartındaki Demo hesabı için tıklayın bağlantısıyla demo kurulumuna (https://zraporu-demo.maliofis.tr) gider. Demo gerçek kurulumdan bütünüyle ayrıdır: ayrı sunucu, ayrı veri, ayrı hesaplar; gerçek hesaplar demoda, demo hesapları gerçek kurulumda geçmez.

1. Demo hesabı açın formunda Ad, Soyad ve E-posta adresini yazın, Aydınlatma metnini okudum. kutusunu işaretleyin (metin bağlantıdadır). Bilgilendirme ve kampanya e-postası almak istiyorum. kutusu isteğe bağlıdır ve işaretsiz gelir; izninizi her e-postadaki bağlantıyla geri alabilirsiniz. Doğrulama bağlantısı gönder'e basın; yanıt her durumda "Doğrulama bağlantısını <adres> adresine gönderdik. Bağlantı 24 saat geçerlidir." olur.
2. E-postanızdaki Şifrenizi belirleyin düğmesi 24 saat geçerli, tek kullanımlık bir bağlantıdır: açılan Yeni şifre belirleyin kartında şifrenizi (en az 10 karakter; harf ve rakam) kendiniz belirlersiniz; e-postayla şifre gönderilmez. Şifre kaydedilince demoya girersiniz. Aynı adresle yeniden başvurursanız "Demo hesabınız zaten var" e-postası gelir ve bağlantı yeni şifre belirletir.
3. Demoda Firma kullanıcısı rolündesiniz ve iki kurgusal firma vardır: ÖRNEK KIRTASİYE LTD. ŞTİ. (genel işletme) ve KURGU PETROL LTD. ŞTİ. (akaryakıt istasyonu). Her sayfanın üstünde "Demo · Kayıtlar her gece silinir · Gerçek kişi bilgisi girmeyin." şeridi durur: girdiğiniz kayıtlar her gece 03.00'te silinir, örnek kayıtlar baştan kurulur, demo hesabınız kalır. Güncelleme, sistem e-postası ayarı ve davet demoda kapalıdır ("Demoda kapalı"). Öteki ziyaretçiler adınızı ve e-posta adresinizi görmez; kayıtlarda "Demo ziyaretçisi" diye görünürsünüz. 30 gün kullanılmayan demo hesabı kişisel bilgileriyle birlikte silinir.

İlk adımlar

Ana sayfanın en üstündeki “İlk adımlar” kartı şu işleri gösterir; iş yapılınca madde kendiliğinden işaretlenir. Kart “Bu kartı gizle” ile kapanır; Yardım › İlk adımlar ile yeniden açılır.

1. Firma bilgilerini girin: Ayarlar › Firma sekmesinde vergi dairesini, vergi numarasını ve adresi yazın; raporların başlığında görünür.
2. İlk ÖKC'yi ekleyin: Ayarlar › Şubeler ve ÖKC'ler sekmesinde şubeyi ve ÖKC'nin sicil numarasını yazın.
3. İlk Z raporunu girin: Z raporu girişi sayfasında ÖKC'yi, tarihi ve tutarları yazıp kaydedin.

Kim ne yapabilir

Tablo uygulamanın yetki tanımından üretilir; sunucu her isteği aynı tanıma göre denetler. “kısmen” hücresi kapsamı yazar.

Masaüstü sürümünde rol yoktur; programı açan Windows kullanıcısı her işi yapar.

3. Ekranlar ve menüler

3.1 Pencere düzeni, sol menü ve firma seçimi

Program tek penceredir. Solda menü, sağda seçili sayfa vardır. Sayfa başlığının altında seçili firma, firma türü ve çalışılan yıl yazar; sayfanın ana işi (ör. Özet'te Z raporu gir) sağ üstteki düğmededir.

Sol menü yukarıdan aşağıya:

• Mali Ofis logosu ve ürün satırı: Z Raporu ve yüklü sürüm.
• Firma kartı: Çalıştığınız firmanın adı ve altında vergi numarası (girilmediyse firma türü). Karta tıklayınca Firma seçin penceresi açılır. Bütün sayfalar seçili firmanın verisini gösterir; son seçim hatırlanır.
• İşlemler: Firma türüne göre değişir. Genel işletmede Özet, Z raporu girişi, Muhasebe fişleri, Raporlar; akaryakıt istasyonunda Özet, Z raporu girişi, Fatura fişi girişi, Raporlar.
• Program: Ayarlar (bkz. 3.10).
• Yardım alanı (menünün altı): Kullanım kılavuzu (kısayol F1), İlk adımlar (kartı gizlediyseniz), Klavye kısayolları, Sorun bildir ve Mali Ofis destek (bkz. 3.14). Sıra ve simgeler bütün Mali Ofis uygulamalarında aynıdır.
• Web sürümünde en altta oturum açan kullanıcının kartı vardır (bkz. 3.15).

Firma seçin penceresi:

• Arama kutusuna firmanın adından ya da VKN'sinden birkaç harf yazın; liste daralır. Aramada büyük / küçük harf ve Türkçe harfler (ç, ğ, ı, ö, ş, ü) fark etmez.
• En son kullandığınız beş firma Son kullanılanlar başlığıyla en üstte, diğerleri A'dan Z'ye sıralıdır. Seçili firmanın yanında onay işareti vardır.
• ↑ ↓ ile gezinin, Enter ile seçin, Esc ile vazgeçin.
• Firmaları yönet, Ayarlar › Firma'yı açar; Yeni firma yeni firma ekler (bkz. 4.1).

Klavye kısayolları bu bölümün sonundaki Klavye kısayolları tablosundadır (iki firma türünde de aynı); aynı tablo programda yardım alanındaki Klavye kısayolları ile de açılır.

Kaydedilmemiş değişiklik: Bir formda kaydetmediğiniz değişiklik varken başka sayfaya ya da firmaya geçerseniz, çıkış yaparsanız, düzenlediğiniz kayıtta Vazgeç'e basarsanız ya da listeden başka bir kaydı açarsanız program sorar: Vazgeç formda kalır, Kaydetmeden çık yazdıklarınızı bırakır. Pencere ve çekmecelerde (ör. Yeni firma, Sorun bildir, Hesabım) Esc, çarpı ya da Vazgeç de aynı soruyu sorar. Alanları ilk hâline döndürdüyseniz soru çıkmaz. Programın penceresini ya da tarayıcı sekmesini kapatırken de uyarı çıkar. Kaydederken düğmede “Kaydediliyor…” yazar; kayıt yapılamazsa yazdıklarınız formda kalır.

Görünüm: Açık ya da koyu tema Ayarlar › Genel › Tema'dan seçilir; Sistem Windows'un (web'de tarayıcının ya da telefonun) ayarına uyar.

3.2 Özet (genel işletme)

Program Özet sayfasıyla açılır. Seçili firmanın Z raporlarından anlık hesaplanan bir gösterge panelidir. Sayfanın üst kısmı 3.1'deki ana pencere görüntüsündedir. Özet başlığının sağındaki Bu ay, Geçen ay ve Son 30 gün dönemi seçer; sağ üstteki Z raporu gir Z raporu girişini açar.

• Dönem kutuları: KDV dahil satış, hesaplanan KDV, POS payı ve Z raporu sayısı; önceki döneme göre değişim ve küçük eğilim çizgisi.
• Günlük satış: Her gün için nakit ve POS; çubuğun üstüne gelince günün ayrıntısı açılır.
• Dikkat: Eksik Z raporları (o gün başka ÖKC'lerin raporu varken bir ÖKC'nin yoksa), Z-No sırasındaki atlamalar, önceki aylarda Excel'e aktarılmamış Z raporları, eksi tutarlar, tutar ile KDV'nin uyuşmadığı satırlar ve nakit + POS dengesi. Gir / Kontrol et Z raporu girişini ilgili ÖKC ve tarihle, Aktar muhasebe fişlerini ilgili ayla açar.
• Şube karşılaştırması, KDV oranı dağılımı (beyanname öncesi hızlı kontrol), En çok satan hesaplar ve tamamlanan son altı ayın Aylık gidişat grafiği.

3.3 Özet (akaryakıt istasyonu)

Dönem düğmeleri Bu hafta, Bu ay, Geçen ay ve Yıl'dır. Kutulardaki karşılaştırma bir önceki döneme göredir.

• Toplam satış, toplam litre ve hesaplanan KDV kutuları: büyük rakam Z raporlarındaki toplam satıştır. Altındaki satırlar bu toplamın nereye gittiğini gösterir: Z raporu ile (muhasebeye aktarılan net), faturalı (faturaya dönüşen fişler), UTTS, TTS ve test. Sıfır olan satırlar gizlenir.
• Günlük net satış: Her gün için yakıt cinslerine göre çubuk; faturaya dönüşen fişler düşülmüştür. Pazar günleri “P” ile işaretlidir.
• Dikkat gerektirenler: Girilmemiş Z raporu günleri, Z raporunu aşan fiş tutarları, neti eksiye düşen Z raporları gibi açık işler. Sağdaki düğme (ör. Z raporu gir, Yedek hazırla) ilgili ekrana götürür; sorun yoksa bu yazar.

• ÖKC bazında: Her cihazın Z raporu sayısı, eksik günü ve toplam satışın bileşenleri (her hücrede üstte tutar, altta litre).
• Yakıt dağılımı ve dönemde en çok fatura kesilen müşteriler.

3.4 Z raporu girişi (genel işletme)

Her gün, her ÖKC için bir Z raporu girilir. Seçilen ÖKC'nin şubesinde tanımlı her matrah hesabı tabloda bir satırdır. Kırmızı yıldızlı (*) alanlar zorunludur.

• Tarih ve Z-No önerilir: tarih bu ÖKC için son girilen günün ertesi, Z-No son numaranın bir fazlasıdır. Farklıysa üzerine yazın.
• Her satıra Z raporundaki KDV dahil tutarı yazın. KDV ve Matrah kendiliğinden hesaplanır. Z raporunda basılı KDV kuruş farkıyla farklıysa KDV hücresine yazın; yanındaki yenile simgesi (dönen ok) otomatik hesaba döndürür.
• Tahsilat: POS (kredi kartı) tutarını yazın; Nakit toplamdan POS düşülerek gelir. Nakdi elle de yazabilirsiniz.
• Fark 0,00 olmadan kayıt yapılmaz: nakit + POS, Z raporu toplamına eşit olmalıdır; yoksa muhasebe fişi dengelenmez.
• Satışı olmayan gün için tutarsız (sıfır) Z raporu da kaydedilebilir: program Z raporu sıfır tutarla kaydedilsin mi? diye sorar, Sıfır tutarla kaydet derseniz rapor girilmiş sayılır ama muhasebe fişine eklenmez.
• Aynı ÖKC, tarih ve Z-No zaten kayıtlıysa Kayıtlı Z raporunun üzerine yazılsın mı? diye sorulur; Üzerine yaz eski tutarları bu formdakilerle değiştirir.

Girilen Z raporları listesi formun altındadır. Yıl, tarih aralığı, şube, ÖKC ve KDV oranına göre süzülür; açılışta tarih aralığı işlem yapılan en son ayı gösterir. En alttaki satır toplamlardır. Düzenle kaydı forma yükler; Sil önce sorar. Muhasebe fişi dosyasına aktarılmış raporda Aktarıldı rozeti ve tarihi görünür. Listenin arama kutusuna (/ ya da Ctrl+F) birden çok sözcük yazabilirsiniz (ör. ÖKC numarası ve Z-No); bütün sözcükleri içeren satırlar kalır. Arama yazmayı bıraktığınızda kendiliğinden çalışır; Enter hemen çalıştırır. Liste en yeni Z raporu üstte gelir; bir sütunun başlığına tıklarsanız o sütuna göre sıralanır, yeniden tıklarsanız sıra ters döner. 50'den çok satır 50'lik sayfalara bölünür. Arama, süzgeçler, sıra ve sayfa başka sayfaya geçip döndüğünüzde yerinde kalır (web sürümünde adres çubuğunda da durur; sayfayı yenileyince kaybolmaz); kendiniz seçtiğiniz tarih aralığı da en son aya dönmez. Süzgeçlerin yanındaki Temizle hepsini varsayılana döndürür; yalnız bir şey seçiliyken görünür.

Aktarılmış Z raporu kilitlidir: değiştirilemez ve silinemez; satırında Düzenle kapalıdır, Sil yerine Aktarımı geri al durur ve listenin üstünde bunu söyleyen bir not çıkar. Değiştirmek için önce Aktarımı geri al'a basın ve açılan pencerede onaylayın: rapor “aktarılmadı” olur, bir sonraki muhasebe fişine girer ve yeniden değiştirilebilir. Muhasebe programına aktarılmış fiş kendiliğinden silinmez. Web sürümünde aktarımı yalnız aktarma yetkisi olan kişi (Ofis yöneticisi ve Ofis kullanıcısı) geri alır; geri alma işlem geçmişine yazılır, sunucu da kilitli raporun değiştirilmesini reddeder. Yedekten kayıt alırken de aktarılmış rapor değişmez.

Silme ve üzerine yazma gibi geri alınamayan işlerde program kendi onay penceresini açar. Pencerede hangi kaydın etkileneceği yazar; odak Vazgeç'tedir, yani Enter ya da Esc hiçbir şeyi silmeden kapatır. Silmek için kırmızı Sil düğmesine basın.

3.5 Z raporu girişi (akaryakıt istasyonu)

Program seçilen ÖKC'ye tanımlı yakıt cinsleri için satırları kendisi açar. Üstteki kutular bu ayın net cirosunu, yılın Z raporu ve faturaya dönüşen fiş sayısını gösterir.

Tablo pencereye sığmazsa kendi içinde yana kayar; hesaplanan sütunlar sağdadır.

Her Z raporu girildiği andaki KDV oranıyla saklanır; oran sonradan değişse de eski kayıtlar etkilenmez. Aynı ÖKC, tarih ve Z-No ile yeniden kaydedilen rapor çoğaltılmaz, üzerine yazılır.

Girilen Z raporları listesi yıl, tarih aralığı, şube, ÖKC ve yakıt cinsine göre süzülür; “Motorin” seçmek “Motorin 2” gibi ikinci bölümleri de listeler. Aynı Z raporunun cins satırları aynı zemin bandında durur. Arama, sütun başlığıyla sıralama, sayfalar ve Temizle genel işletmedeki gibidir (bkz. 3.4). Düzenle raporu bütün cins satırlarıyla forma yükler; Sil önce sorar ve yalnız o cins satırını siler. Satıra bağlı fatura fişi varsa satır silinmez; önce Fatura fişi girişi'nde o fişleri silin.

3.6 Muhasebe fişleri (genel işletme)

Seçilen dönemin Z raporlarından muhasebe fişleri üretilir: borçta kasa (nakit) ve POS hesabı, alacakta KDV oranı bazında matrah (satış) ve hesaplanan KDV hesapları. Hesap kodları Ayarlar'da tanımlanır.

• Dönem: Yıl ve Ay (kısayol) ya da başlangıç / bitiş tarihi; isterseniz tek şube.
• Gruplama (aşağıdaki tablo), Excel düzeni, Fiş tipi (varsayılan “Mahsup”) ve Seri no.
• Açıklama şablonu: {sube} {subeKod} {tarih} {zNo} {okc} {firma}; gruplu fişlerde {donem} ve {adet}.
• Seçimleri varsayılan yap bu seçimleri firma için kalıcı yapar.
• Fiş listesinin üstündeki arama kutusu fiş no, belge no, şube, Z-No ya da açıklamayla arar; liste 50'lik sayfalara bölünür. Excel'e aktar ve Yazdır aramadan bağımsız olarak dönemin bütün fişlerini alır. Seçtiğiniz dönem ve arama başka sayfaya geçip döndüğünüzde yerinde kalır.
• Her fişin satırın sonundaki Satırlar ile hesap satırlarını görürsünüz (tablo dar pencerede kendi içinde yana kayar). Fark sütunu 0,00 olmalıdır.

Excel'e aktar, Orka'nın Muhasebe Fişleri Transferi şablonuyla birebir aynı sütunlarda tek sayfalık bir .xls dosyası kaydeder. Aynı belge tarihi + seri no + belge no satırları Orka'da tek fiş olur. Belge tarihi tarih hücresi, tutarlar sayı hücresidir. Yatay özet (her fiş bir satır, .xlsx) düzeni kontrol içindir; üstte rapor adı, firma, dönem ve oluşturma zamanı yazar, başlık satırı kaydırınca yerinde kalır, ikinci sayfası (Kontrol) fiş bazında borç / alacak dengesidir. Yazdır, fişleri logolu ve başlıklı bir sayfa olarak açar.

Dosyadaki sütun adları Orka şablonundaki gibidir:

Tablodaki satırlar örnek dosyadan seçilmiştir; dosyada ayrıca Seri No ve Açıklama sütunları vardır.

3.7 Faturaya dönüştürülecek fiş girişi (akaryakıt istasyonu)

Müşteri ÖKC fişi yerine fatura istediğinde o fişin tutarı Z raporundan düşülmelidir; yoksa satış iki kez vergilendirilir. Menüde Fatura fişi girişi adıyla açılan bu sayfada girilen her fiş, ait olduğu Z raporunun Faturaya dönüşen sütununa kendiliğinden yansır.

• Z-No listesi seçilen gün ve ÖKC için girilmiş Z raporlarını gösterir; ilki kendiliğinden seçilir, gerekirse değiştirin.
• Müşteri ve Araç plakası hafızadan önerilir; yalnız plaka yazarsanız sahibi kendiliğinden gelir.
• Bir fişte tek yakıt cinsi olur.

Excel'den içe aktar bölümü formun altındadır. Fişler dört adımda alınır:

1. Dosya: Örnek dosyayı indir (.xlsx) başlıkları hazır dosyayı verir. Dosyayı Dosya seç ile seçin ya da kutunun üstüne sürükleyip bırakın. Excel (.xlsx, .xls) ve CSV dosyası alınır; CSV noktalı virgülle ya da virgülle ayrılmış olabilir, ondalık virgül (12,50) kabul edilir.
2. Sütun eşleştirme: Her alanın karşısında dosyadaki sütun seçili gelir (başlıklardan tahmin edilir; büyük/küçük harf, Türkçe harf ve noktalama farkı sayılmaz). Yanlışsa listeden değiştirin. Zorunlu alanlar (yıldızlı olanlar) eşleşmeden Kontrol et'e basılamaz.
3. Kontrol: Her satır Sorun yok, Uyarılı ya da Hatalı olarak nedeniyle ve eklenecek mi, güncellenecek mi yazılarak listelenir. Bu adımda hiçbir şey kaydedilmez.
4. Aktar ve sonuç: Aktar'a basınca hatalı satırlar dışındakiler kaydedilir; eklenen, güncellenen ve atlanan satırlar nedenleriyle gösterilir. Hata raporunu indir hatalı ve uyarılı satırları özgün satır numarası, durum, neden ve dosyadaki değerleriyle Excel olarak kaydeder.

Aynı kayıt iki kez aktarılmaz: Z-Seri, tarih, Z-No, fiş no ve cins aynıysa var olan fiş güncellenir; fiş no boşsa Z-Seri, tarih, Z-No, cins, miktar, tutar, plaka ve müşteri aynı olan fiş güncellenir. 100 satırdan büyük aktarmadan önce kendiliğinden tam yedek alınır. Aktarma işlem geçmişine yazılır.

Girilen fişler listesi yıl, tarih aralığı, şube ve müşteriye göre süzülür; fiş no, plaka, müşteri ya da cinsle aranır. Arama, sütun başlığıyla sıralama, sayfalar ve Temizle Z raporu listesindeki gibidir (bkz. 3.4). Düzenle fişi forma yükler; miktar ve tutarı sıfırlayıp kaydederseniz fiş silinir. Sil önce sorar, sonra fişi siler. İki durumda da bağlı Z raporunun neti hemen güncellenir.

3.8 Raporlar (genel işletme)

Rapor türünü ve dönemi seçin; rapor ekranda oluşur. Dönem, sayfa açılınca işlem yapılan en son ayla gelir; kendiniz seçtiğiniz ay ya da tarih aralığı başka sayfaya geçip döndüğünüzde yerinde kalır. Uzun rapor ekranda 50'lik sayfalarla gösterilir; Excel'e aktar ve Yazdır bütün satırları alır.

Yazdır logolu, başlıklı ve yazdırmaya hazır bir sayfa açar; oradan yazıcıya gönderebilir ya da PDF olarak kaydedebilirsiniz. Excel'e aktar ekrandaki raporu .xlsx olarak kaydeder (hazırlanırken düğmede “Hazırlanıyor…” yazar). Excel dosyasının her sayfasında üstte rapor adı, firma, dönem ve oluşturma zamanı yazar; sütun başlıkları satırı kaydırınca yerinde kalır; tarihler tarih, tutarlar sayı olarak çıkar, toplanabilir. Excel dosyasında ve yazdırılan sayfada sütun adları muhasebe programlarının beklediği biçimde (ör. “KDV Tutarı”) kalır.

3.9 Raporlar (akaryakıt istasyonu)

Filtreler: Rapor türü, Yıl, Ay (kısayol), tarih aralığı, Şube, ÖKC, Yakıt cinsi; fiş raporlarında ayrıca Müşteri. Yakıt cinsi seçilince rapor yalnız o cinsin Z raporu satırlarını ve fişlerini gösterir (“Motorin 2” gibi numaralı cinsler “Motorin”e dahildir); seçim Excel'e ve yazdırılan raporun filtre satırına da yazılır. Uzun rapor ekranda 50'lik sayfalarla gösterilir; Excel'e aktar, Yazdır ve tutanak bütün satırları alır.

Tarihler ekranda GG.AA.YYYY biçimindedir; Excel'de muhasebe programının tarih olarak okuyacağı tarih hücresi olarak çıkar. Excel dosyasının her sayfasında üstte rapor adı, firma, süzgeçler ve oluşturma zamanı yazar; sütun başlıkları 5. satırdadır ve kaydırınca yerinde kalır. Tutanakta başlık bloğuna müşteri adı da eklenir, kaşe ve imza satırları sonda kalır. Excel'deki sütun adları (ör. “Cari Hesap Kodu”, “Net Tutar”) muhasebe programının içe aktarma eşlemesi için değişmeden kalır.

Tutanakta başlıktaki “Müşteri Adı” Müşteri alanından gelir; alan boşsa listedeki bütün müşterilerin adı yazılır. Birim fiyat, tutarın miktara bölümüdür.

Yazdır, raporu yazdırmaya hazır bir sayfa olarak açar: masaüstünde varsayılan tarayıcınızda, web sürümünde yeni bir pencerede. Sayfanın sağ üstündeki Yazdır / PDF ile yazıcıya gönderebilir ya da PDF olarak kaydet'i seçebilirsiniz; Kapat sayfayı kapatır. Sayfanın altında Mali Ofis logosu ve programın adı bulunur.

3.10 Ayarlar: sekmeler, Genel ve Firma

Ayarlar tek sayfadır; bölümler üstteki sekmelerdedir. Sekmeler ← → tuşlarıyla da değişir; dar ekranda sekme çubuğu yana kayar. Her sekme bir ya da daha çok karttan oluşur; kartın başlığı içindedir, düğmeleri kartın altında soldadır. Sayfa başlığının altında “Değişiklikleri her bölümün altındaki “Kaydet” ile kaydedin” yazar.

Firmaya ait sekmeler (hesaplar, şubeler, oran, Firma) her firma için ayrıdır.

• Tema seçimi hemen uygulanır ve bu bilgisayarda (web'de bu tarayıcıda) hatırlanır. Varsayılan Sistem'dir.
• Firmaya ait sekmelerde değişiklikler kartın altındaki Kaydet'e (ya da Ctrl+S) basılana kadar uygulanmaz. Değişen sekmenin adının yanında turuncu nokta belirir; Kaydet'in yanındaki satır hangi sekmelerde kaydedilmemiş değişiklik olduğunu yazar. Değişiklikleri geri al ile vazgeçersiniz. Tema seçimi, güncelleme tercihleri ve Müşteri hafızası'ndaki işlemler hemen uygulanır.

• Firma adı raporlarda ve fiş açıklamalarında kullanılır, firma kartına da yansır. Firma türü sonradan değiştirilemez.
• Vergi ve iletişim (vergi dairesi, vergi numarası, adres, telefon, e-posta) isteğe bağlıdır; doldurduklarınız firma kartında (VKN) ve yazdırılan raporların başlığında görünür. Firma seçin penceresinde VKN ile de arayabilirsiniz. Vergi numarası 10 rakam (VKN) ya da 11 rakam (T.C. kimlik numarası) olmalıdır; telefon alan koduyla, e-posta adresi tam (kullanıcı adı, @ ve alan adıyla) yazılır. Biçimi yanlış alan kaydedilmez, ileti alanın altında çıkar. Kontrol basamağı tutmayan numarada program sorar; Yine de kaydet ile kaydedebilirsiniz. Aynı vergi numarası iki firmaya yazılamaz (“Bu VKN ile kayıtlı bir firma var.”); web sürümünde sunucu da aynı denetimi yapar.
• Firma logosu yazdırılan raporların başlığında görünür. Logo yükle ile PNG ya da JPG seçin; program küçültüp kaydeder.
• Bu firmayı listeden kaldır bir onay penceresi açar: yanlışlıkla kaldırılmasın diye firmanın adını kutuya yazmanız istenir; ad tutunca Listeden kaldır etkinleşir. Program önce kendiliğinden güvenlik yedeği alır (yedek alınamazsa firma kaldırılmaz), sonra firmayı yalnız listeden çıkarır; dosyaları veri klasöründe kalır, yedekten yeniden yüklenebilir. Kaldırma işlem geçmişine yazılır. Son firma kaldırılamaz.

3.11 Ayarlar: KDV ve hesaplar, Şubeler ve ÖKC'ler (genel işletme)

KDV ve hesaplar sekmesinde her KDV oranının hesaplanan KDV hesabı (ör. 391.20 – Hesaplanan KDV %20) ile kasa ve POS hesapları tanımlanır; bu hesaplar bütün şubeler için tektir. %0 oranında KDV hesabı yoktur. Yeni oran için Yeni KDV oranı (%) kutusuna oranı yazıp Oran ekle'ye basın. Hesap kodunu Orka'daki biçimiyle aynen yazın; program kodu değiştirmeden aktarır.

Şubeler ve ÖKC'ler sekmesinde her şube kartında Şube kodu (kısa, ör. MRK), Şube adı, matrah (satış) hesapları ve o şubenin ÖKC cihazları vardır.

• Her matrah hesabı bir KDV oranına bağlıdır; aynı oranda birden fazla hesap olabilir (ör. “Gıda %1” ve “Ekmek %1”). Z raporu girişinde her hesap ayrı satırdır. Matrah hesabı ekle yeni satır açar.
• Yeni şube ekle ile açılan şubede her KDV oranı için varsayılan bir hesap (600.00, 600.01, 600.10, 600.20) hazır gelir; kodları kendi hesap planınıza göre düzeltin.
• ÖKC ekle ile Sicil no girin. Açıklama “Şube kodu Sicil no” biçiminde kendiliğinden oluşur. ÖKC, şubesinin bütün matrah hesaplarını kullanır. Son iki sütun bu yıl girilen Z raporu sayısı ve son Z raporudur.
• Kartlar başlığa tıklanarak katlanır. Şubeyi sil ve ÖKC'nin Sil'i önce sorar; değişiklik Kaydet'e basınca uygulanır. Çalışılan yılda Z raporu girilmiş ÖKC ya da şube silinmez: program “Bu ÖKC'ye ait 12 Z raporu var; silinemez.” gibi söyler.

3.12 Ayarlar: KDV oranı, Şubeler ve ÖKC'ler, Müşteri hafızası (akaryakıt istasyonu)

KDV oranı (%), net tutardan dahil KDV'yi ayırmak için kullanılır. Oranı değiştirmek yalnız yeni girişleri etkiler.

Şubeler ve ÖKC'ler:

1. Her istasyon için bir şube tanımlayın (Yeni şube ekle); Şube kodu kısa bir kısaltmadır (MRK, SNY).
2. Cari hesap kodu kutusuna şubenin muhasebe programındaki cari hesap kodunu yazın (ör. 120.01.001). Bu kod muhasebe aktarımı raporunda o şubenin cihazlarından gelen her satırda yazar.
3. Bu şubeye ÖKC ekle ile Sicil no girin (Z raporunun üstünde yazar). Açıklama kendiliğinden oluşur.
4. Cins seçin listesinden cihazın sattığı yakıt cinsini seçip Ekle'ye basın: Benzin, Motorin, LPG, Fuel Oil ya da Diğer. Aynı cinsi ikinci kez eklerseniz “Motorin 2” gibi ayrı bir satır olur ve yakıt cinsi bazlı özette tek cins altında toplanır. Cinsin yanındaki çarpı, sorduktan sonra onu cihazdan kaldırır.

Müşteri hafızası: Fişlerde yazılan müşteri adları ve plakalar burada tutulur ve girişte önerilir. Bu sekmedeki işlemler hemen uygulanır. Liste müşteri adı ya da plakayla aranır, Müşteri, Fiş ve Son fiş başlıklarına tıklanarak sıralanır ve 50'lik sayfalara bölünür; Temizle aramayı ve sırayı kaldırır.

• Düzenle: Adı düzeltir; düzeltme o müşterinin geçmiş fişlerine de yansır.
• Birleştir: Program birbirine çok benzeyen adları (ör. “ÖRNEK TİCARET LTD. ŞTİ.” ile “ORNEK TICARET LTD”) üstte önerir. Doğru yazımın düğmesine (“… olarak birleştir”) basın; diğer kaydın plakaları ve fişleri ona aktarılır.
• Sil ve plakanın yanındaki çarpı önce sorar, sonra yalnız öneri listesinden kaldırır; geçmiş fişlere dokunmaz.

3.13 Ayarlar: Yedekleme ve veri, Güncelleme, Hakkında

Yedekleme ve veri sekmesi iki firma türünde aynıdır: yedekten kayıt alma, tam yedek ve eski programlardan veri. Veri klasörü kutusu verilerinizin tam yerini gösterir; Veri klasörünü aç klasörü açar. Sekmede şu cümle de durur: “Verileriniz bu Windows hesabıyla korunur; bilgisayarı başkasıyla paylaşıyorsanız ayrı Windows hesabı açın. Belgeler klasörünüz OneDrive'la eşitleniyorsa verileriniz OneDrive'a da gider.” Ayrıntılar: bölüm 5, 4.8 ve 4.9.

Gizlilik sekmesi (masaüstü) verilerinizin bu bilgisayarda nerede durduğunu (Veri klasörü, Veri klasörünü aç) ve programın dışarıya gönderdiklerini listeler (bkz. Dışarı giden veri). Güncelleme denetimini Ayarlar › Güncelleme'deki Güncellemeleri kendiliğinden denetle kutusuyla kapatırsınız.

Güncelleme sekmesi bütün Mali Ofis uygulamalarında aynı düzendedir (bkz. 6.1). Sürüm kartında kurulu sürüm, son denetim ve güncellemenin durumu yazar; Güncellemeleri denetle kartın sağ üstündedir. Durumun düğmeleri (ör. Şimdi güncelle, Kapanışta kur, Vazgeç, Tekrar dene) her zaman durum kutusunun sağındadır. Güncelleme tercihleri kartında Güncellemeleri kendiliğinden denetle kutusu durur; seçim hemen kaydolur. Sekmenin altındaki Ayrıntılar güncellemenin nasıl yapıldığını anlatır.

Hakkında sekmesinde ürün, sürüm, yayın tarihi ve platform (Masaüstü ya da Web), bu sürümün Yenilikler'i ve Bütün sürüm notları bağlantısı (maliofis.tr/indir/z-raporu), Mali Ofis destek bilgileri, Gizlilik (dışarı giden veri), Lisanslar ve Kullanım kılavuzu, Sorun bildir, Bilgileri kopyala düğmeleri vardır. Bilgileri kopyala ürünü, sürümü, platformu ve tarayıcı ya da Windows bilgisini panoya kopyalar; kişisel veri eklenmez. Önceki sürümlerin notları programın içinde listelenmez; Bütün sürüm notları bağlantısındadır.

Web sürümünde bu sekmeler sunucuya göre çalışır. Yedekleme ve veri sekmesini Ofis yöneticisi kullanır: sunucunun yedekleri, geri yükleme ve Yedekten kayıt al (bkz. 5.5). Güncelleme sekmesinde Ofis yöneticisi sunucu güncellemesini yönetir (bkz. 6.2).

E-posta sekmesi (web, Ofis yöneticisi) sistem e-postasını ayarlar: davet, e-posta doğrulama ve şifre sıfırlama e-postaları bu hesaptan gider. Form bütün Mali Ofis uygulamalarında aynıdır (2.5.3):

• Gönderen e-posta adresini yazın; kullanıcı adı bu adrestir. Adres yazılınca Sağlayıcı kendiliğinden seçilir: Gmail / Google Workspace, Outlook / Hotmail, Microsoft 365, Yandex / Yandex 360, Yahoo ve iCloud önce adresin alan adından, ofisinizin kendi alan adıysa sunucunun posta (MX) kaydından tanınır; tanınmazsa Diğer seçilir. Sunucu, Kapı ve Güvenlik (SSL ya da STARTTLS) seçilen sağlayıcıdan gelir ve Gelişmiş altında durur; Diğer'de elle yazılır.
• Uygulama şifresi: hesabınızın kendi şifresi değil, bu uygulama için üretilen uygulama şifresi gerekir. Uygulama şifresi oluştur ↗ bağlantısı sağlayıcının sayfasını yeni sekmede açar; altındaki iki adım ne yapılacağını söyler (ör. Google: iki adımlı doğrulama açık olmalı; açılan sayfada bir ad yazıp Oluştur'a basın, 16 haneli şifreyi yapıştırın). Kayıtlı şifre ekrana bir daha gelmez; kutu boş kalırsa korunur.
• Deneme gönder kaydetmeden önce yazdığınız ayarlarla kendi adresinize gerçek bir deneme iletisi yollar. Başarısızsa nedeni yazar: kimlik hatasında "Uygulama şifresini kullandığınızdan emin olun." ve bağlantı (Outlook/Hotmail'de ayrıca "Microsoft kişisel hesaplarda şifreyle gönderimi kısıtlayabilir; sorun sürerse ofisinizin alan adındaki adresi ya da Gmail'i kullanın."); bağlantı kurulamadıysa sunucu, kapı ve güvenlik seçimini denetlemeniz istenir. Kaydet ayarları saklar.
• Sistem e-postası ayarlı değilken bütün Ofis yöneticileri her sayfanın üstünde kapatılamayan "Sistem e-postası ayarlı değil: davet ve şifre sıfırlama e-postaları gitmez." şeridini ve Ayarla düğmesini, bu sekmenin adının yanında Eksik rozetini görür. Sunucunun kurulum dosyası e-postayı veriyorsa form dolu ve değiştirilemez gelir ("Bu ayarlar sunucunun kurulum dosyasından geliyor; burada değiştirilemez."); yalnız deneme vardır.
• Gönderilemeyen e-posta 1 dakika, 5 dakika, 30 dakika, 2 saat, 6 saat ve 12 saat sonra yeniden denenir; Gönderilemeyen e-postalar listesi son 7 günü gösterir.

İşlem geçmişi sekmesi web sürümünde (Ofis yöneticisi) girişleri, hesap ve yetki değişikliklerini, kayıtların eklenmesini, değiştirilmesini ve silinmesini (silinen kaydın özetiyle), yedek, içe aktarma, güncelleme ve ayar işlemlerini gösterir: Zaman, Kullanıcı, İşlem, Kayıt, Ayrıntı ve Adres (IP). Arama kutusuna kişi, kayıt ya da ayrıntıdan birkaç sözcük yazın (büyük / küçük harf ve Türkçe harfler fark etmez; yazdığınız her sözcük aranır). Kişiye, işlem türüne ve tarihe göre de süzülür; 50 satırlık sayfalara bölünür; Excel'e aktar süzgece uyan bütün satırları aktarır (bu aktarma da geçmişe yazılır). Kayıtlar uygulamadan değiştirilemez ve silinemez; 2 yıl sonra kendiliğinden silinir.

Masaüstünde aynı sekme bu bilgisayardaki önemli işlemleri gösterir: Z raporu, fatura fişi ve müşteri silme, firmayı listeden kaldırma, yedekten kayıt alma, eski programlardan veri alma, ayar değişikliği (değişen bölümlerle) ve güncelleme. Sütunlar Zaman, İşlem, Firma, Kayıt ve Ayrıntı; arama, işlem türü ve tarih süzgeci, 50 satırlık sayfalar ve Excel'e aktar web'deki gibidir. Kayıtlar 1 yıl tutulur.

3.14 Yardım ve destek

Sol menünün altındaki yardım alanı her sayfada ve bütün Mali Ofis uygulamalarında aynı sıradadır:

• Kullanım kılavuzu (F1): bu kılavuzu açar. Masaüstünde varsayılan tarayıcınızda açılır (kurulumla gelen, kullandığınız sürüme ait kopya; internet gerekmez), web sürümünde yeni sekmede.
• İlk adımlar: Özet sayfasının üstündeki İlk adımlar kartını Bu kartı gizle ile kapattıysanız ve maddeler bitmediyse görünür; kartı yeniden açar.
• Klavye kısayolları: Programın kısayol tablosunu gösterir (bkz. Klavye kısayolları).
• Sorun bildir: Ne olduğunu kısaca yazın ve E-posta ya da WhatsApp'ı seçip Gönder'e basın. Program, e-posta programınızda ya da WhatsApp'ta Mali Ofis destek adresine hazır bir ileti açar; iletiye programın adı, sürümü, bildirim kodu, açık sayfa ve Windows / tarayıcı bilgisi kendiliğinden eklenir. İletiyi siz gönderirsiniz.
  • Gizleme: Yazdığınız metinde T.C. kimlik numarası, vergi numarası, IBAN, kart numarası, telefon numarası, e-posta adresi ya da şifre/PIN değeri varsa iletide “••••” olur; gidecek metin pencerede görünür. Yıl, adet, tutar ve tarih olduğu gibi kalır.
  • Bildirim kodu: Pencerenin altında MO-20260930-0712-0A1F gibi bir kod görünür; Gönder'den sonra sağ alttaki bildirimde de yazar. E-postanın konusu “Z Raporu <sürüm> sorun bildirimi <kod>”, WhatsApp iletisi “Merhaba, Z Raporu <sürüm> sorun bildirimi <kod>.” ile başlar. Destekle konuşurken bu kodu söyleyin.
  • Ekran görüntüsü ekle: Masaüstünde yalnız program penceresinin görüntüsü alınır ve veri klasöründeki sorun-bildirimleri klasörüne kaydedilir; klasör açılır, dosyayı iletiye siz eklersiniz (son 20 görüntü saklanır). Web sürümünde bilgisayarınızdan bir görüntü seçersiniz.
• Mali Ofis destek: Destek hattının e-posta, telefon ve WhatsApp bilgileriyle çalışma saatlerini gösterir; tıklayınca ilgili program açılır. E-postanın konusu “Z Raporu <sürüm> destek talebi”, WhatsApp iletisi “Merhaba, Z Raporu <sürüm> için destek istiyorum.” olarak hazır gelir; bütün Mali Ofis uygulamalarında aynı biçimdedir.

Beklenmeyen bir hatada program kapanmaz: ekranda “Beklenmeyen bir hata oluştu” yazar, Tekrar dene ve Sorun bildir düğmeleri ve katlanmış Ayrıntılar (hata kodu ve zaman) çıkar. Arka planda olan bir hata sağ altta hata koduyla bildirilir.

3.15 Web sürümü: kullanıcı kartı, Kullanıcılar ve telefonda kullanım

Web sürümünde sol menünün en altında oturum açan kişinin adı ve rolü vardır. Karta tıklayınca Hesabım ve Çıkış açılır.

Hesabım bir pencerede açılır; bölümler alt alta durur ve her bölümün kendi Kaydet'i vardır:

• Bilgileriniz: adınız ve rolünüz, e-posta adresiniz ve durumu (Doğrulandı, Doğrulama bekliyor). Adresi değiştirip Kaydet'e basın (doğrulanmış adreste şu anki şifreniz de sorulur); yeni adrese 72 saat geçerli doğrulama bağlantısı gider, değişiklik bağlantıyı açınca yürürlüğe girer. Eski adresinize bilgi iletisi gider.
• Şifre değiştir: Şu anki şifre, Yeni şifre (en az 10 karakter; harf ve rakam) ve Yeni şifre (tekrar); üçünün de yanında Göster vardır. Şifre değişince öteki cihazlardaki oturumlarınız kapanır.
• Oturumlar: hangi tarayıcıda açık oturumunuz olduğu ve son işlem zamanı; Öteki oturumları kapat bu oturum dışındakileri kapatır.

Adınızı ve rolünüzü ofis yöneticiniz değiştirir. Kimin ne yapabildiği bu kılavuzun “Kim ne yapabilir” tablosundadır (bkz. 2); sunucu her isteği aynı tabloya göre denetler ve yetkiniz olmayan düğme ekranda görünmez. Örneğin Firma kullanıcısı Muhasebe fişleri sayfasını görmez; Ofis kullanıcısı ve Firma kullanıcısı firma ayarlarını görür ama değiştiremez.

Ofis yöneticisi Ayarlar'da ayrıca Kullanıcılar sekmesini görür: her kişinin adı ve e-posta adresi, e-postanın durumu (Doğrulandı, Doğrulama bekliyor, E-posta yok), rolü, kapsamı (erişebildiği firmalar), son girişi ve hesabın durumu (Açık, Davet bekliyor, Davetin süresi doldu, Kapalı). Liste ad, e-posta, rol ya da firmayla aranır; Kullanıcı ve e-posta, Rol, Kapsam ve Son giriş başlıklarına tıklanarak sıralanır. Satırın sağındaki işlemler: Düzenle, Daveti yeniden gönder, Sıfırlama bağlantısı ve E-posta adresi (adresi olmayan eski hesaba adres yazıp doğrulama bağlantısı göndermek için; yöneticinin yazdığı adres kişi bağlantıyı açana kadar doğrulanmış sayılmaz). Ofiste tek Ofis yöneticisi varsa sayfanın üstünde “Tek yönetici var. Şifresi unutulursa ya da kişi ayrılırsa yönetim kilitlenir; ikinci bir yönetici atayın.” yazar. Son Ofis yöneticisi düşürülemez ve kapatılamaz; kimse kendi rolünü ya da kapsamını değiştiremez. Atanmamış firma, o kişinin firma listesinde görünmez.

Web sürümü telefonda da çalışır:

• Üst çubuğun solundaki menü düğmesi (üç çizgi) sol menüyü soldan açar; dışarıya dokunmak ya da Esc kapatır.
• Alttaki çubukta sık kullanılan dört sayfa (Özet, Z raporu, Fişler ya da akaryakıtta Fatura fişi, Raporlar) ve Menü vardır.
• Tablolar telefonda kart görünümündedir: her satır bir kart, her değerin yanında sütun adı yazar; sayfa yana kaymaz.

Klavye kısayolları

Aynı tablo uygulamada Yardım › Klavye kısayolları penceresinde de yazar.

4. Sık yapılan işler

4.1 Yeni firma ekleme ve ilk ayarlar

1. Sol üstteki firma kartına tıklayın ve Firma seçin penceresinde Yeni firma'ya basın (ya da Ayarlar › Genel › Yeni firma).
2. Sağdan açılan çekmecede Firma adı'nı yazın ve Firma türü'nü seçin: Genel işletme ya da Akaryakıt istasyonu.
3. Firmayı ekle'ye basın. Program yeni firmaya geçer ve Ayarlar'ı açar.
4. Genel işletmede KDV ve hesaplar ile Şubeler ve ÖKC'ler'i, akaryakıtta KDV oranı ile Şubeler ve ÖKC'ler'i doldurun (bkz. 3.11 ve 3.12).
5. Kaydet'e basın.

4.2 Günlük Z raporunu girme (genel işletme)

1. Z raporu girişi'ni açın (Özet'te sağ üstteki Z raporu gir de açar).
2. ÖKC (sicil no) listesinden cihazı seçin; şube kendiliğinden gelir.
3. Önerilen Tarih ve Z-No'yu Z raporuyla karşılaştırın; farklıysa düzeltin.
4. Her matrah hesabı satırına KDV dahil tutarı yazın (Enter sonraki kutuya geçer).
5. POS (kredi kartı) tutarını yazın; Fark'ın 0,00 olduğunu görün.
6. Z raporunu kaydet'e ya da Ctrl+S'ye basın. Form temizlenir, imleç ÖKC kutusuna döner ve sıradaki gün önerilir.

4.3 Günlük Z raporunu girme (akaryakıt istasyonu)

1. Z raporu girişi'ni açın ve ÖKC (sicil no) listesinden cihazı seçin.
2. Önerilen Tarih ve Z-No'yu kontrol edin. Aynı güne ikinci bir Z raporu giriyorsanız tarihi geri alın.
3. Her yakıt cinsi satırına Z raporundaki miktar ve tutarı, varsa TTS, UTTS ve test düşümlerini yazın.
4. Z raporunu kaydet'e ya da Ctrl+S'ye basın.

4.4 Faturaya dönüşen fişi girme (akaryakıt istasyonu)

1. Fatura fişi girişi'ni açın.
2. Şube, ÖKC (sicil no) ve fişin Tarih'ini seçin; Z-No listesinden fişin ait olduğu Z raporunu seçin.
3. Fiş no, Müşteri ve Araç plakası'nı yazın; isterseniz Açıklama ya da fatura no.
4. İlgili yakıt cinsi satırına fişin miktarını ve tutarını yazın.
5. Fatura fişini kaydet'e basın. Tutar, Z raporunun netinden kendiliğinden düşülür.

4.5 Fişleri Excel'den toplu aktarma

1. Fatura fişi girişi'nde Örnek dosyayı indir (.xlsx) ile örnek dosyayı kaydedin ve her fişi bir satıra yazın (alanlar: 3.7). Kendi Excel ya da CSV dosyanızı da kullanabilirsiniz.
2. Dosya seç'e basıp dosyayı seçin ya da kutunun üstüne sürükleyin.
3. Sütun eşleştirme'de her alanın doğru sütunla eşleştiğine bakın, gerekirse değiştirin ve Kontrol et'e basın.
4. Kontrol'de hatalı ve uyarılı satırları inceleyin; bu adımda hiçbir şey kaydedilmez. Hatalıları düzeltmek isterseniz Hata raporunu indir ile listeyi alın.
5. Aktar'a basın. Sonuçta eklenen, güncellenen ve atlanan satırlar yazar. Atlanan satırları düzeltip dosyayı yeniden aktarabilirsiniz; aktarılmış fişler çoğalmaz, güncellenir.

4.6 Ay sonu: Orka'ya muhasebe fişi aktarma (genel işletme)

1. Muhasebe fişleri'ni açın; Ay (kısayol) listesinden ayı seçin.
2. Gruplama'yı seçin ve Fark sütununun her fişte 0,00 olduğunu kontrol edin. Kırmızı fiş varsa önce onu düzeltin (bkz. 3.6).
3. Excel düzeni'nin Orka Muhasebe Fişleri Transferi (.xls) olduğundan emin olun.
4. Excel'e aktar'a basın ve dosyayı kaydedin. Z raporları “aktarıldı” olarak işaretlenir.
5. Dosyayı Orka'da Muhasebe Fişleri Transferi ile içe alın.

4.7 Ay sonu: muhasebe aktarım listesi ve tutanak (akaryakıt istasyonu)

1. Raporlar'ı açın; Rapor türü Muhasebe aktarımı, Ay (kısayol) ilgili ay olsun.
2. Rapor üstünde cari hesap kodu uyarısı varsa Cari kodu gir ile Ayarlar › Şubeler ve ÖKC'ler'e geçip kodu girin.
3. Excel'e aktar ile listeyi kaydedin ya da Yazdır ile çıktısını alın.
4. Tutanak için Rapor türü'nü Faturaya dönüştürülen ÖKC fişi tutanağı yapın, Müşteri alanına müşterinin adını yazın ve Yazdır'a basın.

4.8 Gelen yedekten kayıt alma

Masaüstünden alınmış bir tam yedek, web'den inen şifreli yedek ya da önceki sürümlerle hazırlanmış bir aylık yedek bu yolla alınır.

1. Ayarlar › Yedekleme ve veri'yi açın.
2. Yedekten kayıt al bölümünde Yedek dosyası seç ve kayıtları al'a basın.
3. Dosyayı seçin: .mzr, web sürümünden inen şifreli .zryedek ya da eski programların .gzr ve .zrt dosyaları. Şifreli dosyada Şifreli yedek penceresi açılır: gönderenin verdiği yedek şifresini yazıp Kayıtları al'a basın.

Web sürümünde (Ofis yöneticisi) dosyayı Yedek dosyası kutusunda seçin, şifreli dosyada Yedek şifresi'ni yazın ve Kayıtları al'a basın.

Önce güvenlik için tam yedek alınır. Kayıtlar mevcut veriyle birleştirilir: aynı Z raporu ve aynı fiş güncellenir, diğer kayıtlara dokunulmaz. Yedekteki firma listede yoksa doğru türle eklenir. Verinin tamamını yedekteki hâline döndürmek başka bir iştir: web'de Geri yükle (bkz. 5.5).

4.9 Eski programlardan veri alma

1. Teklif penceresinde Verileri içe al'a basın. Eski programlardaki her firma türüyle birlikte eklenir; Z raporları, fişler, müşteriler, ayarlar ve yedek dosyaları kopyalanır.
2. Özetteki firma, Z raporu, fiş / müşteri ve kopyalanan yedek sayılarını kontrol edin.
3. Birkaç gün eski programla rakamları karşılaştırın. Sonra Ayarlar › Yedekleme ve veri › Eski programlardan veri bölümünde her klasör için Geri Dönüşüm Kutusu'na taşı'yı kullanın; program önce sorar.
4. Eski programları Windows Ayarlar › Uygulamalar'dan kaldırın.

Şimdi değil derseniz içe almayı sonra Ayarlar › Yedekleme ve veri › Eski programdan veri al ile yaparsınız. İçe alma yeniden çalıştırılabilir; aynı firmalar çoğaltılmaz, aynı Z raporu ve fiş üzerine yazılır. Eski klasörlere içe alma sırasında dokunulmaz.

4.10 Web sürümünde kullanıcı davet etme ve firma atama (Ofis yöneticisi)

1. Ayarlar › Kullanıcılar'ı açın ve Kullanıcı davet et'e basın; form sağdan açılır.
2. Ad soyad, E-posta adresi ve Rol'ü girin. Rolün altında o rolün ne yapabildiği kısaca yazar.
3. Kapsam: erişebileceği firmalar'dan firmaları işaretleyin (Ofis yöneticisi bütün firmaları görür).
4. Davet et'e basın.

Kişiye “Z Raporu: Hesabınız açıldı” konulu bir e-posta gider; bağlantı 72 saat geçerli ve tek kullanımlıktır. Kişi bağlantıyı açıp Yeni şifre belirleyin kartında şifresini kendisi belirler ve doğrudan girer; adresi de böylece doğrulanır. Siz kişinin şifresini hiç görmezsiniz; geçici şifre yoktur.

• Sistem e-postası ayarlı değilse ya da gönderilemezse bağlantı size bir kez gösterilir: “Davet e-postası gönderilemedi. Bağlantıyı kopyalayıp kişiye kendiniz iletin.” Kopyala ile alın; pencere kapanınca bağlantı bir daha gösterilmez, yenisini Daveti yeniden gönder ile alırsınız. Bu yolla iletilen bağlantı adresi doğrulamaz; kişi girişten sonra adresini doğrular.
• Davet kullanılmadıysa listede Davet bekliyor ya da Davetin süresi doldu yazar; Daveti yeniden gönder yeni bağlantı üretir ve eskisini geçersiz kılar.
• Sıfırlama bağlantısı şifresini unutan kişi içindir: 72 saat geçerli bir bağlantı üretir ve kişinin doğrulanmış adresine gönderir (gönderilemezse size bir kez gösterir). Kişi yeni şifresini kendisi belirler; o zaman öteki oturumları kapanır.
• Düzenle ile adı, rolü, kapsamı ya da hesabın açık/kapalı olmasını değiştirirsiniz. Kapatılan hesap giriş yapamaz ve oturumları düşer. Değişiklikler eski ve yeni değerle işlem geçmişine yazılır.

5. Verileriniz ve yedekler

5.1 Verilerin yeri

Masaüstü sürümde bütün veriler Windows kullanıcınızın Belgeler klasöründe, Belgeler › MaliOfisApp › Z Raporu altındadır. Örnek: C:\Users\<ad>\Documents\MaliOfisApp\Z Raporu; Belgeler klasörünüz OneDrive ile eşitleniyorsa yol OneDrive klasörünün içindedir. Tam yol Ayarlar › Yedekleme ve veri'deki Veri klasörü kutusunda yazar. Programın kurulu olduğu klasörde veri yoktur; programı güncellemek ya da kaldırmak verilere dokunmaz.

5.2 Önceki sürümlerden tek seferlik taşıma

2.2.13 ve önceki sürümler verileri Belgeler › MaliOfis Z Raporu klasöründe tutuyordu. Yeni sürüm ilk açılışta, pencere açılmadan önce bu klasörü bir kez yeni yerine taşır:

• Olağan durum: Klasör olduğu gibi Belgeler › MaliOfisApp › Z Raporu adını alır ve bir kez “Z Raporu verileriniz yeni klasöre taşındı” iletisi çıkar. Firmalar, Z raporları, yedekler ve gönderilecek dosyalar aynen gelir; hiçbir dosya silinmez.
• Klasör taşınamazsa (ör. OneDrive o an eşitliyor ya da başka bir program kullanıyor): Program verileri yeni klasöre kopyalar ve her dosyayı boyut ve SHA-256 özetiyle doğrular. Eski klasör silinmez, MaliOfis Z Raporu.tasindi-YYYYAAGG adını alır (taşıma tarihi). Eski klasör o an kullanımdaysa yerinde kalır; ileti bunu söyler, program yeni klasörü kullanır.
• Kopya doğrulanamazsa taşıma yapılmaz: Program o açılışta eski klasörden çalışır ve “Veriler taşınamadı; program eski klasörden çalışıyor” iletisini gösterir. Mali Ofis'e bildirin.
• İki klasörde de veri varsa birleştirme yapılmaz. Yeni klasör kullanılır, eskisine dokunulmaz ve bir kez uyarılır. Yeni klasörde yalnız ilk açılışın boş “Firma” kaydı varsa o klasör Z Raporu.bos-YYYYAAGG adıyla kenara alınır ve eski veriler taşınır.
• Taşımadan sonra eski klasör yeniden dolarsa (ör. aynı OneDrive'ı kullanan başka bir bilgisayarda eski sürüm çalıştıysa) program yeni klasördeki veriyi kullanır ve bir kez “Eski konumda da veri bulundu” uyarısı verir.
• Başka bir pencerede taşıma sürüyorsa ikinci açılış bekler ya da “Verileriniz başka bir pencerede yeni klasöre taşınıyor” iletisiyle kapanır; birkaç dakika sonra programı yeniden açın.

Taşıma iletileri program penceresi açılmadan önce ya da açılırken Windows'un ileti kutusuyla gösterilir. Taşıma yeni klasördeki konum-tasima.json dosyasına yazılır (kaynak, hedef, tarih, sürüm, yöntem, dosya listesi); bu dosya tam yedeğe girmez.

5.3 Yedekler

• Otomatik tam yedek: Program her kapatıldığında bütün firmaların verisi yedekler klasörüne yazılır; son 30 yedek saklanır. Güncellemeden önce, yeni sürümün ilk açılışında ve yedekten yüklemeden önce de tam yedek alınır.
• Şimdi tam yedek al: Ayarlar › Yedekleme ve veri'de istediğiniz an elle tam yedek alır. Bilgisayar değiştirirken ya da büyük bir düzeltmeden önce önerilir.
• Yedekten kayıt al: Tam yedeği (ya da önceki sürümlerden kalan aylık yedeği) mevcut veriyle birleştirir (bkz. 4.8).

5.4 Bilgisayar değiştirme

1. Eski bilgisayardaki Belgeler › MaliOfisApp › Z Raporu klasörünü yeni bilgisayarda aynı yere kopyalayın. Eski bilgisayarda 2.2.13 ya da önceki bir sürüm varsa Belgeler › MaliOfis Z Raporu klasörünü Belgeler'e kopyalayın; program ilk açılışta yeni yerine taşır.
2. Programı yeni bilgisayara kurun (bkz. 2.1).

Klasörü kopyalamak yerine bir tam yedek dosyasını Yedekten kayıt al ile de alabilirsiniz. Belgeler OneDrive ile eşitleniyorsa klasör yeni bilgisayara kendiliğinden gelir; bu sırada eski bilgisayarda programı kapalı tutun.

5.5 Web sürümünde veriler

Web sürümünde veriler ofisin sunucusunda durur; dosya düzeni masaüstüyle aynıdır. Kullanıcılar, şifre özetleri, yetkiler ve işlem geçmişi sunucunun veritabanındadır.

• Kendiliğinden yedek: Sunucu her gece 02.00'de tam yedek alır; yedek veriyle birlikte kullanıcıları, şifre özetlerini ve işlem geçmişini de içerir. Son 30 günün yedekleri ve her ayın ilk yedeği 12 ay saklanır. Elle alınan ve işlem öncesi (güncelleme ve geri yükleme öncesi) yedekler ayrıca son 10 saklanır. Yedek adı “Yedek - Z Raporu - 2026-09-30 0200.mzr” biçimindedir (Türkiye saati).
• Durum: Ayarlar › Yedekleme ve veri son yedeğin zamanını ve sonucunu yazar (“Başarılı” ya da “Başarısız” ve nedeni). Son başarılı yedek 2 günden eskiyse Ofis yöneticisi sayfanın üstünde “Son yedek 2 günden eski.” şeridini ve Şimdi yedek al düğmesini görür.
• İndirme: Yedek listesinde İndir'e basın, yedek şifresini iki kez yazıp Şifrele ve indir deyin. İnen dosya şifrelidir (.zryedek); şifresiz açılamaz. Yedek şifresini unutursanız şifreli yedekler açılamaz; şifreyi güvenli bir yerde saklayın. Sistem e-postasının şifresi yedeğe girmez; yedek başka sunucuya yüklenirse Ayarlar › E-posta'da yeniden yazılır.
• Geri yükleme (Ofis yöneticisi): Listedeki yedekte Geri yükle'ye ya da Dosyadan geri yükle bölümünde dosyayı ve şifresini seçip Yedeği incele'ye basın. Önce özet görünür: yedeğin tarihi, sürümü, kullanıcılar ve firmaların kayıt sayıları; “Bu tarihten sonraki kayıtlar geri yüklenen veride olmaz.” Geri yükle ile onaylayınca önce güvenlik yedeği alınır (alınamazsa geri yükleme yapılmaz), bu sırada öteki kişiler “Yedek geri yükleniyor” ekranı görür; bitince bütün oturumlar kapanır ve giriş ekranında “Yedek geri yüklendi: <tarih> yedeği.” yazar. Daha yeni bir sürümle alınmış yedek yüklenmez; masaüstünden alınmış yedek kullanıcı içermediği için geri yüklenmez, Yedekten kayıt al ile alınır.
• Masaüstünden web'e geçiş: Masaüstünde tam yedek alın, web'de Ofis yöneticisi olarak Yedekten kayıt al ile yükleyin.

Dışarı giden veri

Bu uygulama kullanım bilgisi ya da çökme raporu göndermez. Dışarı yalnız şunlar gider:

1. Güncelleme denetimi:
   • Masaüstü: maliofis.tr'ye uygulama adı, sürümü ve bilgisayarınızın IP adresi.
   • Web: ofisinizin sunucusundan maliofis.tr'ye uygulama adı ve sürümü (sunucunun IP adresi).
2. Sizin başlattığınız işler: e-posta, e-Belge, WhatsApp, destek.
3. Gerekirse Microsoft WebView2 kurulumu (masaüstü).

6. Güncelleme

6.1 Masaüstü sürüm

• İzin: Program ilk açılışta (2.6.0'a güncelleyince de bir kez) güncellemelerin kendiliğinden denetlenip denetlenmeyeceğini sorar: Evet, denetle, Hayır ya da Aydınlatma metni (Ayarlar › Gizlilik). Denetimde maliofis.tr'ye yalnız programın adı, sürümü ve bilgisayarınızın IP adresi gider. Seçimi Ayarlar › Güncelleme › Güncellemeleri kendiliğinden denetle kutusuyla değiştirirsiniz.
• İzin verdiyseniz program açılışta ve açık kaldıkça 6 saatte bir maliofis.tr'de yeni sürüm olup olmadığına bakar. İnternet yoksa program normal çalışır. İzin vermediyseniz Güncellemeleri denetle ile elle bakabilirsiniz.
• Yeni sürüm varsa sayfanın üstünde Yeni sürüm hazır: Z Raporu x.y.z şeridi çıkar ve yeniliklerden ilk maddeleri gösterir; aynı durum Ayarlar › Güncelleme'de, atlanan sürümler dahil bütün yeniliklerle görünür.
• Şimdi güncelle (şeritte de sekmede de aynı iş) önce sorar (“Z Raporu x.y.z kurulsun mu?”), sonra kurulum dosyasını indirir (ilerleme çubuğu; Vazgeç indirmeyi durdurur), imzasını doğrular, tam yedek alır, kurar ve programı yeni sürümle açar. İmzası doğrulanamayan dosya kurulmaz; yedek alınamazsa kurulum yapılmaz ve bunu söyler.
• Kapanışta kur dosyayı şimdi indirir, kurulumu program kapatılırken yapar (kapanış yedeğinden sonra). Kutuda Şimdi kur ya da Vazgeç seçilebilir.
• Daha sonra yalnız şeridi kapatır, hiçbir şey kurmaz; şerit bir sonraki denetimde (en geç 6 saat sonra ya da yeniden açılışta) yeniden çıkar. Sürüm Ayarlar › Güncelleme'de görünmeye devam eder.
• Bir sorun olursa kutu ne olduğunu yazar (Güncellemeler denetlenemedi, Güncelleme indirilemedi, Güncelleme doğrulanamadı, Kurulum öncesi yedek alınamadı, Güncelleme kurulamadı) ve Tekrar dene, Sorun bildir düğmelerini verir. Teknik ayrıntı veri klasöründeki gunluk\tanilama.log dosyasına yazılır.
• e-Dönüşüm Asistanı'ndaki Güncelle programı açar; güncellemeyi program kendisi sorar.

Güncelleme verilerinize dokunmaz. Yeni sürümün ilk açılışında güvenlik yedeği alınır ve Bu sürümde neler var penceresi bir kez açılır; birden çok sürüm atladıysanız hepsinin yenilikleri sürüm başlıklarıyla görünür. Pencere yalnız masaüstüyle ilgili maddeleri gösterir; masaüstü için yenilik yoksa açılmaz. Bu sürümün yenilikleri Ayarlar › Hakkında'da da durur.

6.2 Web sürümü (Ofis yöneticisi)

Web sürümü sunucuyla birlikte güncellenir; güncelleme bütün kullanıcılara aynı anda yansır. Sunucu açılışta ve 6 saatte bir maliofis.tr'de yeni sürümü denetler. Ayarlar › Güncelleme sekmesini yalnız Ofis yöneticisi görür; öteki kullanıcılar Hakkında'yı görür. Yeni sürüm varsa Ofis yöneticisinin sayfasının üstünde Yeni sürüm hazır şeridi çıkar; şeritteki Şimdi güncelle sekmedekiyle aynı işi yapar.

Sürüm kartında kurulu sürüm, son ve sonraki denetimin zamanı ve Güncelleme yardımcısı (Çalışıyor ya da Yanıt vermiyor) yazar. Güncelleme tek adımdır:

1. Güncellemeleri denetle'ye basın (kartın sağ üstünde). Yeni sürüm varsa kutuda Yeni sürüm hazır: Z Raporu x.y.z ve atlanan sürümler dahil yenilikler görünür.
2. Şimdi güncelle'ye basın ve açılan pencerede Şimdi güncelle ile onaylayın. Dosya maliofis.tr'den iner (ilerleme çubuğu; Vazgeç indirmeyi durdurur) ve SHA-256 özetiyle doğrulanır. Özeti yayımlanmamış ya da tutmayan dosya kurulmaz.

İndirme bitince bütün kullanıcılara sayfanın üstünde 15 saniyelik şerit çıkar: “Güncelleme kuruluyor. Açık formlarınızı kaydedin.” Şerit menüyü örtmez; Ofis yöneticisi şeritteki Kurulumu durdur ile vazgeçebilir. Süre dolunca sunucu tam yedek alır (veritabanı dahil; alınamazsa güncelleme kurulmaz), güncelleme yardımcısı dosyanın özetini yeniden denetler ve sunucuyu yeni sürümle yeniden başlatır. Sayfalar kendiliğinden yenilenir ve oturumlar sürer; herkes bir kez Bu sürümde neler var penceresini görür (yalnız web maddeleri; atlanan sürümler dahil). Yeni sürüm 10 dakika içinde sağlıklı açılmazsa önceki sürüm ve kurulum öncesi yedek kendiliğinden geri gelir ve Ofis yöneticisi “Güncelleme geri alındı: <sürüm> açılmadı.” şeridini görür. Bir sorun olursa kutu ne olduğunu yazar ve Tekrar dene, Sorun bildir düğmelerini verir.

Güncelleme tercihleri: Gece kur kutusu işaretliyse (varsayılan) yeni sürüm her gece 03.00'te, 02.00'deki gece yedeğinden sonra kendiliğinden kurulur. Son 10 dakikada işlem yapan biri varsa kurulum bir saat ertelenir (kutuda Gece kurulumu ertelendi, nedeni ve yeni deneme zamanı; Şimdi kur ile hemen kurulabilir); üç ertelemeden sonra ertesi geceye kalır. Kutunun altında güncelleme kaynağı yazar.

Dosyadan yükle (internet olmadan): maliofis.tr/indir/z-raporu adresinden indirilen MaliOfisZRaporu_web_x.y.z.tar.gz dosyasını Arşiv seç ile seçin, SHA-256 özeti kutusuna dosyanın özetini yapıştırın (aynı klasördeki latest-web.json dosyasının sha256 satırı) ve Dosyadan yükle'ye basın; özet tutmazsa dosya yüklenmez. Yüklenen sürüm kutuda Yeni sürüm hazır olarak görünür ve Şimdi güncelle ile kurulur.

Önceki sürüme dön: Yeni sürümde bir sorun görürseniz son iki sürümden birine dönebilirsiniz. Kartta her sürümün yanında güncelleme öncesi yedeğinin zamanı yazar. Önceki sürüme dön'e basınca program uyarır: “<tarih saat>'ten sonra girilen kayıtlar geri alınır.” Onaylarsanız kurulumdaki gibi 15 saniyelik şerit çıkar; sonra bugünkü verinin tam yedeği alınır, veritabanı o sürüme geçmeden hemen önce alınan yedeğe döner ve sunucu önceki sürümle açılır. Önceki sürüm açılmazsa şimdiki sürüm ve bugünkü veri geri gelir. Bu kart güncelleme yardımcısının 2.6.0 ile gelen sürümünü (4) ister.

7. Kaldırma

1. e-Dönüşüm Asistanı'nda Uygulamalar'da Z Raporu kartının Ayrıntılar'ından Kaldır'ı seçin ya da Windows Ayarlar › Uygulamalar'dan MaliOfisZRaporu'nu kaldırın.
2. Kaldırmadan önce programı kapatın.

Kaldırma Belgeler › MaliOfisApp › Z Raporu klasörüne dokunmaz: firmalarınız, Z raporlarınız ve yedekleriniz yerinde kalır. Programı yeniden kurarsanız aynı verilerle açılır. Verileri de silmek istiyorsanız önce bir tam yedeği başka bir yere kopyalayın, sonra klasörü Dosya Gezgini'nden kendiniz silin.

Web sürümünde kaldırılacak bir şey yoktur; hesabınızı ofis yöneticiniz kapatır.

8. Sorun giderme ve sık sorulan sorular

9. Destek

Programın içinden de ulaşabilirsiniz: sol menünün altındaki Mali Ofis destek iletişim bilgilerini gösterir, Sorun bildir programın sürümü, bildirim kodu ve açık sayfayla hazır bir ileti açar (bkz. 3.14).

Aradığınızda programın sürümünü (sol menünün üstünde, ya da Ayarlar › Hakkında), sorun bildirdiyseniz bildirim kodunu (MO-…) ve ekrandaki iletinin metnini söyleyin. Veri klasörünün taşınmasıyla ilgili iletiler “Mali Ofis'e bildirin” derse iletinin ayrıntı satırını da iletin.

Uzaktan bağlantı: Z Raporu'nun kendi uzak destek düğmesi yoktur. Destek ekibinin ekranınıza bağlanması gerekirse e-Dönüşüm Asistanı'ndaki Uzak destek düğmesini kullanın (Asistan kılavuzu, Destek bölümü).

10. Bu sürümde değişenler

Bu kılavuz 2.6.2 sürümünü anlatır. Önceki kılavuz sürümü: 2.6.1.

Yenilikler

• Web: E-posta ayarı: “Deneme gönder” başarılı olunca ileti, denemenin gittiği adresi (kendi adresiniz) yazar; önceden gönderen adresi yazıyordu.

Değişen bölümler

• 3. Ekranlar ve menüler

Yenilenen ekranlar

• Şekil 3 — Web sürümü: giriş ekranı
• Şekil 4 — Web sürümü: giriş ekranı telefonda
• Şekil 5 — Web sürümü: kullanıcı adıyla girişten sonra e-posta adresini soran kart
• Şekil 6 — Web sürümü: eski geçici şifreyle ilk girişte kendi şifresini belirleme
• Şekil 7 — Web sürümü: kurulum, 1. adım Yönetici hesabı (kurulum kodu, ad, soyad, e-posta, şifre)
• Şekil 9 — Demo kurulumu: “Demo hesabı açın” formu
• Şekil 10 — Ana pencere: sol menü ve genel işletmenin Özet sayfası
• Şekil 13 — Koyu tema: akaryakıt istasyonunun Özet sayfası
• Şekil 15 — Akaryakıt Özet: dönem seçimi ve toplam satış, litre ve KDV kutuları
• Şekil 18 — Genel işletme: Z raporu girişi sayfası
• Şekil 21 — Akaryakıt: Z raporu girişi, yakıt cinsi satırları
• Şekil 24 — Muhasebe fişleri: dönem, gruplama ve Excel seçenekleri, fiş listesi
• Şekil 27 — Faturaya dönüştürülecek fiş girişi formu
• Şekil 31 — Raporlar: KDV oranı özeti
• Şekil 33 — Raporlar: Muhasebe aktarımı
• Şekil 34 — Raporlar: tutanak, Müşteri filtresiyle tek müşteri
• Şekil 39 — Ayarlar › Firma
• Şekil 45 — Ayarlar › Yedekleme ve veri (masaüstü)
• Şekil 47 — Ayarlar › Güncelleme (masaüstü)
• Şekil 48 — Ayarlar › Hakkında
• Şekil 51 — Masaüstü: Ayarlar › İşlem geçmişi
• Şekil 53 — Sorun bildir penceresi
• Şekil 54 — Mali Ofis destek paneli
• Şekil 55 — Web sürümü: Ofis yöneticisi oturumunda ana sayfa
• Şekil 57 — Web sürümü: Ayarlar › Kullanıcılar
• Şekil 58 — Web sürümü telefonda: açık menü
• Şekil 60 — Yeni firma: sağdan açılan çekmece
• Şekil 62 — Akaryakıt: Z raporu formu
• Şekil 63 — Faturaya dönüşen fiş formu
• Şekil 65 — Muhasebe fişleri sayfası
• Şekil 66 — Raporlar: Muhasebe aktarımı
• Şekil 67 — Ayarlar › Yedekleme ve veri: Yedekten kayıt al bölümü
• Şekil 69 — Ayarlar › Kullanıcılar
• Şekil 70 — Web sürümü: Kullanıcı davet et
• Şekil 72 — Web sürümü: Ayarlar › Güncelleme (Ofis yöneticisi)

Sürüm geçmişi